Chaque ligne est déployable indépendamment. « Matériel » indique le poste nécessaire ; au-delà de la ligne 16, une carte graphique dédiée devient vraiment utile.
01
Classer les documents entrants
Chaque pièce reçue est reconnue et rangée dans le bon dossier, sans intervention.
Comment
Le document est lu, l'IA devine sa nature (facture, devis, contrat, attestation, courrier client), et le fichier rejoint le bon répertoire avec un nom normalisé.
Avec quoi
Ollama ou LM Studio pour le modèle, un script de surveillance de dossier, Tesseract ou PaddleOCR pour les scans.
Mise en place : 1 journée
Matériel : PC récent, 16 Go de mémoire
Toutes activités
02
Résumer les e-mails et les échanges longs
Un fil de vingt messages se lit en trois lignes, avec la décision et ce qui reste à faire.
Comment
Le fil est résumé en points : demande initiale, décisions prises, points en suspens, prochaine action et qui s'en occupe.
Avec quoi
Un modèle local via Ollama, branché sur la boîte mail ou sur un simple copier-coller selon le niveau d'intégration souhaité.
Mise en place : une demi-journée
Matériel : PC récent, 16 Go
Toutes activités
03
Rédiger les réponses aux questions fréquentes
Horaires, tarifs, délais, documents à fournir : un brouillon prêt à valider au lieu d'une page blanche.
Comment
Une base de réponses validées sert de référence. L'IA compose une réponse au ton de l'entreprise ; quelqu'un relit et envoie.
Avec quoi
Modèle local + un fichier de consignes. Aucune donnée client n'a besoin de sortir de l'entreprise.
Mise en place : 1 journée
Matériel : PC récent, 16 Go
Commerce, services, santé, artisanat
04
Extraire les données d'un PDF
Montants, dates, références, numéros de commande : la saisie manuelle disparaît.
Comment
Le texte est extrait, l'IA le structure dans un tableau, une personne contrôle avant intégration dans le logiciel de gestion.
Avec quoi
PaddleOCR ou Tesseract pour la lecture, un modèle local pour la structuration, un tableur en sortie.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Comptabilité, négoce, transport
05
Transcrire les réunions et en sortir les actions
La réunion se termine, le compte rendu et la liste des actions existent déjà.
Comment
L'audio est transcrit sur la machine, puis résumé : décisions, actions, responsables, échéances.
Avec quoi
Whisper en local pour la transcription, un modèle local pour la synthèse. L'enregistrement ne quitte pas le poste.
Mise en place : 1 journée
Matériel : PC récent ; GPU conseillé pour les longues réunions
Toutes activités
06
Repérer les clauses et les échéances d'un contrat
Prix, durée, préavis, reconduction, pénalités : l'essentiel est extrait, rien n'est oublié.
Comment
Le contrat est analysé selon une grille de points à vérifier propre à l'entreprise, et les dates clés partent dans l'agenda.
Avec quoi
Modèle local + grille de contrôle. Utile pour les baux, contrats de maintenance, abonnements, conditions fournisseurs.
Mise en place : 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Immobilier, services, industrie
07
Chercher dans ses propres documents
« Quel était le tarif de ce client l'an dernier ? » La réponse sort du dossier, avec la source.
Comment
Les documents internes sont indexés une fois pour toutes. La question se pose en langage naturel ; la réponse cite le document d'origine.
Avec quoi
Modèle local + moteur d'indexation (AnythingLLM, Open WebUI). Tout reste sur le serveur de l'entreprise.
Mise en place : 2 à 3 jours
Matériel : PC ou petit serveur, 16 à 32 Go
Toutes activités
08
Préparer un devis à partir d'un descriptif
Le besoin du client est décrit en vrac : les lignes du devis se proposent toutes seules.
Comment
Le descriptif est rapproché du catalogue et des devis passés. L'IA propose les lignes, les quantités et les prix ; le devis est relu avant envoi.
Avec quoi
Modèle local + votre catalogue (fichier ou export du logiciel). Aucun tarif ne part chez un prestataire extérieur.
Mise en place : 2 à 3 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Artisanat, BTP, services
09
Lire une facture photographiée
Le bon de livraison froissé, la facture du fournisseur, le ticket : tout arrive dans le tableur sans ressaisie.
Comment
La photo est lue par un modèle qui sait voir autant que lire, puis les montants partent dans le suivi des achats.
Avec quoi
Un modèle de vision local (par exemple une variante Qwen-VL ou Llama Vision) servi par Ollama.
Mise en place : 2 jours
Matériel : GPU 8 Go de mémoire vidéo conseillé
BTP, commerce, restauration, transport
10
Rappeler les échéances et les renouvellements
Contrats, contrôles obligatoires, garanties, abonnements : plus rien ne passe à la trappe.
Comment
Les dates sont extraites des documents et des échanges, puis une alerte part quinze jours avant l'échéance.
Avec quoi
Modèle local + un agenda ou un tableur partagé. Le plus souvent combiné avec le cas 06.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Toutes activités
11
Trier les demandes entrantes par urgence
Chaque demande est étiquetée : urgent, à traiter cette semaine, pour information.
Comment
Le message est lu, qualifié selon votre définition de l'urgence, et rangé dans la bonne file. Les cas ambigus restent en revue humaine.
Avec quoi
Modèle local branché sur la boîte partagée ou le formulaire de contact du site.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
SAV, services, santé, commerce
12
Prévenir le client quand c'est prêt
Commande arrivée, réparation terminée, dossier bouclé : le message part sans y penser.
Comment
Un changement de statut déclenche un message rédigé au ton de l'entreprise, envoyé après validation ou automatiquement.
Avec quoi
Modèle local + le suivi existant (tableur, logiciel de gestion). L'IA rédige, l'outil envoie.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Commerce, réparation, négoce
13
Contrôler les prix facturés par les fournisseurs
La facture ne correspond pas au tarif négocié : l'écart est signalé avant le paiement.
Comment
Les lignes de facture sont comparées au tarif de référence, ligne par ligne. Les écarts sortent dans un rapport court.
Avec quoi
Modèle local + votre grille tarifaire. Le contrôle tourne la nuit, le rapport est prêt le matin.
Mise en place : 2 à 3 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Négoce, restauration, industrie, transport
14
Rédiger les comptes rendus d'intervention
Trois lignes dictées au téléphone deviennent un rapport propre, prêt à envoyer au client.
Comment
Le technicien dicte ou tape quelques mots ; l'IA met en forme selon le modèle habituel, avec les références du dossier.
Avec quoi
Modèle local, éventuellement avec Whisper pour la dictée. Utilisable sur un poste, sans réseau.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Dépannage, maintenance, santé, conseil
15
Préparer un rapport mensuel à partir des données
Les chiffres arrivent bruts : le commentaire et la mise en forme se font sans vous.
Comment
L'IA ne calcule pas les chiffres, elle les commente : évolution, écarts, points à surveiller, dans un texte court et daté.
Avec quoi
Vos données + un modèle local pour la rédaction. Le calcul reste dans votre tableur, où il est vérifiable.
Mise en place : 2 à 3 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Toutes activités
16
Vérifier la cohérence d'un dossier avant envoi
Pièce manquante, date incohérente, montant qui ne correspond pas : l'erreur est vue avant le client.
Comment
Le dossier est passé au crible d'une liste de contrôles propre à l'entreprise, puis annoté des points à corriger.
Avec quoi
Modèle local + vos règles de contrôle. Particulièrement utile sur les marchés publics et les dossiers réglementés.
Mise en place : 2 à 3 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
BTP, conseil, immobilier, santé
17
Traduire et adapter des documents
Notices, conditions, courriers : la version française ou anglaise existe sans traducteur externe.
Comment
La traduction se fait sur le poste, avec un glossaire maison pour garder le vocabulaire métier constant d'un document à l'autre.
Avec quoi
Modèle local multilingue. Confidentialité totale : rien ne part chez un service de traduction en ligne.
Mise en place : 1 journée
Matériel : PC récent, 16 Go
Industrie, négoce, tourisme
18
Répondre aux appels manqués
Un message vocal de deux minutes se transforme en demande écrite, rangée dans la bonne file.
Comment
Le répondeur est transcrit localement, résumé, et la demande rejoint la file de traitement avec le numéro pour rappeler.
Avec quoi
Whisper en local + un modèle pour le résumé. Nécessite un raccordement au standard, à faire avec votre opérateur.
Mise en place : 3 à 5 jours
Matériel : PC récent ; dépend du standard téléphonique
Artisanat, santé, commerce, services
19
Analyser les avis clients
Tous les avis, regroupés par motif : ce qui revient, ce qui s'améliore, ce qui se dégrade.
Comment
Les avis sont classés par thème et par ton, avec les phrases à retenir. Un récapitulatif mensuel suffit à décider.
Avec quoi
Modèle local + export des avis. Aucune donnée client n'est envoyée à un outil d'analyse externe.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Commerce, restauration, services
20
Détecter les écarts dans les données
Doublons, montants aberrants, clients inactifs, saisies incohérentes : signalés avant de fausser un chiffre.
Comment
Les fichiers de gestion sont passés en revue selon des règles simples, et les anomalies sortent dans une liste à corriger.
Avec quoi
Souvent pas besoin d'IA : quelques règles suffisent. On ajoute un modèle local quand il faut interpréter des libellés libres.
Mise en place : 1 à 2 jours
Matériel : PC récent, 16 Go
Toutes activités